Agent administratif, classe 1 – secteur secrétariat ou agente administrative, classe 1 – secteur secrétariat

Mandat

Personne qui accomplit des travaux de secrétariat qui nécessitent des connaissances approfondies du service pour lequel elle exerce ses responsabilités. De plus, elle assiste un responsable au sein d’une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles.

Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.

En plus d’assumer l’ensemble des travaux reliés à sa fonction, elle peut assumer de façon autonome, au sein d’un service, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat. Elle peut exercer des attributions relatives à l’organisation du travail de secrétariat.

La personne peut également effectuer des tâches relevant d’un secteur d’activités tel que la comptabilité ou l’approvisionnement.

Plus spécifiquement, l’agent-e administratif-ive sera en soutien au cheffe de service (gestion de l’agenda, des courriels, organisation de rencontres, comptes-rendus, outils de suivis, etc) et assumera différentes tâches en lien avec le service de psychologie PJ (correction des rapports pour le Tribunal de la jeunesse, ouverture, création et fermeture de dossier, etc), en lien avec l’équipe de soutien RTF (organisation de rencontres, corrections de documents, etc) et le service d’expertise psychosociale (suivi des demandes de la cour supérieure, ouverture, création et fermeture des dossiers, suivis avec la magistrature et les avocats, réservation de locaux, etc).

Exigences

· DEP en secrétariat, AEC en bureautique;
· Maîtrise du français écrit et parlé;
· Bonne connaissance des logiciels Word et Excel;
· Bonne approche auprès du client;
· Capacité à travailler en équipe;
· Sens des responsabilités;
· Une expérience de travail dans le domaine est un atout.

-doit réussir les tests informatiques – Français avancé et Word intermédiaire