Agent administratif, classe 2 – secteur secrétariat ou agente administrative, classe 2 – secteur secrétariat

Mandat

CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (Santé Québec)

Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et la bureautique nécessitant des connaissances spécifiques. Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique selon des méthodes ou procédures établies ou qu’elle peut modifier, selon les besoins. Elle prépare et saisit à l’ordinateur des lettres et des documents. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers. Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur administratif.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

• Service à la clientèle
• Responsable de préparer les ordres du jours et compte rendu
• Prendre les messages téléphoniques et faire les suivis requis
• Gérer les courriels
• Gérer les agendas (calendrier d’activités, rendez-vous divers, agendas Outlook, etc.) du programme, dont celui du chef à sa demande (inscription et prise de des rendez-vous, inscription des réunions, vacances, absences et congé) et faire les réservations de salles requises.
• Rédiger des courriels et autres correspondances.
• Organiser les réunions
• Prendre les notes dans les diverses rencontres administratives du programme et rédiger les comptes rendus de réunions.
• Assurer le suivi des communications.
• Transcrire et enregistrer, à l’aide du logiciel approprié, les lettres, listes, documents qui lui sont demandés et voir à leur mise à jour régulière.
• Remplir/compléter des formulaires, des statistiques ou des rapports.
• Mettre en page, imprimer et faire les copies ou envois courriels requis des rapports et documents du programme selon les procédures établies.
• Préparer, rédiger ou corriger les canevas de rapports divers.
• Compiler/traiter des données nécessaires à la préparation de tableaux, rapports ou bilans.
• Dépouiller le courrier, le classer et le transmettre à qui de droit.
• Effectuer classement et archivage.
• Former, transférer des compétences (logiciels, français, etc.) et donner du support à un collaborateur ou à un nouvel arrivant au programme.
• Effectuer les requêtes électroniques requise

Exigences

Doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un (DES) – Métier en secrétariat ou 6 mois d’expérience comme secrétaire.

Réussir les tests suivants:

• Français niveau débutant
• Word niveau débutant