Agent administratif, classe 3 – secteur administration ou agente administrative, classe 3 – secteur administration

Mandat

Personne qui accomplit une variété de travaux administratifs modérément compliqués selon des directives précises, des méthodes et des procédures établies. Elle exerce des attributions relatives à l’inscription ou à l’admission des usagers, ainsi qu’au traitement de données. Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) agent(e) administratif(ve) classe 3 (AA3) pour des remplacement à durée indéterminée à temps complet, horaire variable et une fin de semaine sur deux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet A. Réception

• Accueille et oriente les visiteurs qui se présentent et voit à les diriger au bon endroit;
• Reçoit les appels de la clientèle et répond à leur demandes dans les limites de ses fonctions;
• Répond aux appels téléphoniques et selon le cas, donne l’information appropriée, achemine les appels, transmet les messages et fait les suivis nécessaires; ? Donne des renseignements d’ordre général sur l’établissement;
• Assure la réception et la distribution des lettres, des colis, des journaux;
• Assure la préparation des enveloppes pour les envois internes et externes;
• Traite les demandes de dépliants, publications émanant de tous les sites;
• Maintient l’inventaire des dépliants et publications à jour et commande les items au besoin;
• Tient à jour certaines banques d’information, bottins et registres;
• Prend connaissance des courriels via Outlook et imprime les communiqués, notes de service et sommaires;
• Contrôle l’entrée et la sortie des visiteurs et leur demande d’inscrire leur nom au registre des visiteurs.

Volet B. Soutien à l’équipe

• Assemble, trie et classe divers documents;
• Réalise des copies, numérisation et assemblage de documents, montage de cahier/cartable/outils de travail;
• Assure l’approbation et la réservation des salles pour les réunions;
• Assure l’approbation et la réservation des équipements tels que PC/canon/caméras;
• Prépare le matériel nécessaire pour des activités;
• Transcrit sur traitement de texte des lettres, des rapports, des tableaux et d’autres documents;
• Participe à l’entrée de données statistiques dans différents tableurs;
• Collabore dans l’ajout, la modification et suppression de documents sur la plateforme web; ? Répond aux demandes de billets de taxi et assure les commandes au besoin.

Volet C. Organisation de l’environnement de travail

• Effectue les commandes de repas pour les activités, lorsqu’indiqué;
• Collabore à l’orientation du nouveau personnel;
• S’assure que les équipements informatiques et électroniques de la réception et des salles de réunion soient fonctionnels;
• Remplit régulièrement les espaces de papeterie;
• Organise et gère la réserve des fournitures de bureau et autres matériels.

Exigences

Diplôme d’études secondaire souhaité.

6 à 1 an d’expérience souhaité.