Agent de secrétariat

Agent, agente de secrétariat
Poste contractuel (24 mois) - 35 heures semaine
Horaire fixe 8h-12 et 13-16h (uniquement en présentiel)
Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ selon l'expérience (échelle salariale 2024)

Ce que nous vous offrons :
• Programme d’assurance collective complet;
• Régime de retraite à prestations déterminées;
• Accès à un gym 7 jours sur 7;
• Carte OPUS.

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la supervision du chef – sûreté et résilience organisationnelle, la personne agit à titre d’agent, agente de secrétariat au sein du Service, assiste le personnel dans l’exécution de ses tâches et accueille les visiteurs.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Reproduit à l’aide d’outils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.
• Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentation et de rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles.
• Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.
• Effectue, reçoit, transmet et filtre les appels téléphoniques, prend les messages, donne des renseignements reliés à sa fonction et accueille les visiteurs.
• Tient à jour l’agenda du ou de la chef : organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.
• Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes-rendus.
• Dépouille le courrier et assure le suivi auprès des gestionnaires du Service.
• Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du Service en utilisant les outils requis.
• Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.
• Recueille de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.
• Procède au classement, à l’archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire.
• Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites.
• Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour l’achat de fournitures et autre matériel requis.
• Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs.

Tâches plus spécifiques
• Maintient les registres reliés à la sécurité des infrastructures et à la gestion immobilière (ex : registre de clés, registre des cartes d’accès au stationnement, registre des vignettes, etc.)

• Réceptionne les documents ou autres pour l’ensemble des secteurs d’activités