Assistante administrative, service de première ligne

Vous voulez contribuer à faire une différence et travailler dans un organisme engagé à améliorer les conditions de vie des femmes et de leur famille ? Le Centre est à la recherche d’une Adjointe administrative au Service de première ligne pour se joindre à son équipe dynamique qui privilégie la collaboration, l’entraide et le partage d’expertises dans le cadre de ses pratiques. Notre Service de première ligne regroupe une équipe qui intervient sur diverses problématiques qui touchent les femmes de diverses origines, dont les femmes autochtones en milieu urbain (pauvreté, violence, détresse psychologique, etc.). Le service offre également une diversité d’activités collectives, éducatives et récréatives pour permettre aux femmes de se créer un réseau de soutien.

Sommaire

L’adjointe administrative a comme mandat d’apporter un soutien technique et informatique et contribue à la gestion des bases de données des clientèles et à la production des rapports statistiques ou autres. L’adjointe est également appelée à remplacer l’agente d’accueil (i.e. réception générale) selon l’horaire établi et ou au besoin.

Votre contribution :

1. Gestion et traitement des données

•Soutenir l’équipe à la saisie, la compilation, le traitement et l’informatisation des données relatives à la clientèle.

•Veiller à l’exactitude, à l’intégrité et à l’exhaustivité des données, notamment en repérant les erreurs et les informations manquantes.

•Préparer, compléter et transmettre les informations nécessaires à la reddition de comptes, conformément aux exigences, aux procédures et aux échéanciers établis par le service.

•Extraire des rapports statistiques

2. Soutien technique et gestion des équipements

•Assurer le soutien technique de premier niveau pour les photocopieurs, les ordinateurs, les téléphones et les imprimantes.

•Communiquer avec les fournisseurs afin de signaler les problèmes techniques et de coordonner les demandes de service, au besoin.

3. Soutien administratif et organisationnel

•Rédiger, réviser, mettre en page divers documents à l’aide d’outils informatiques.

•Commander les fournitures de bureau et le matériel nécessaires.

•Rédiger les procès-verbaux (PV) des réunions.

•Préparer et mettre à jour les horaires de réservation des salles ainsi que le calendrier du personnel, au besoin.

•Participer aux réunions du service, aux activités et aux événements organisés par le Centre.

•Assurer la mise à jour et le suivi des bases de données.

•Assurer le soutien administratif et logistique nécessaire à la réalisation de la Campagne de Noël.

4. Accueil et réception

•Assurer le service de réception en personne de 12 h à 13 h les mardis, mercredis et jeudis.

•Assurer le remplacement à la réception en personne, au besoin, afin de maintenir la continuité du service.

•Enclencher le système d’alarme lors que nécessaire.

Compétences et qualifications :

•DEC en bureautique ou discipline connexe, deux années d’expérience en bureautique, excellente connaissance des logiciels de la suite Windows

•Excellente communication interpersonnelle, travail d’équipe et coopération.

•Rigueur et précision

•Langues parlées : français et anglais (l’anglais est requis pour assurer les communications avec une proportion importante de participantes anglophones qui communiquent par courriel)

Nous offrons :

•35 heures /semaine ; offre salariale compétitive basée sur votre expérience et vos compétences ; 4 semaines de vacances. 10 jours fériés ainsi que les jours ouvrables entre le 26 décembre et le 2 janvier, en congés payés. 12 jours de congés personnels ; programme d’assurance collective (médicaments, dentaire et bien-être) payé à 50% par l’employeur et REER collectif avec contribution de l’employeur après un an de service ; 1 journée de télétravail.

Pour soumettre votre candidature, veuillez acheminer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse courriel suivante : [email protected]

Date limite le 17 novembre 2026

Seules les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection seront contactées