Spécialiste de l’approvisionnement événementiel / Event Supply Specialist

Le ou la spécialiste de l’approvisionnement événementiel chez Planned veille à ce que chaque nouvelle demande d’événement reçoive une première confirmation des tarifs et des disponibilités (R&A) en moins de 2 heures ouvrables, selon les heures d’ouverture du lieu de l’événement.

Il s’agit d’un rôle de sourçage très proactif, au rythme rapide. Votre principale responsabilité sera de repérer et de contacter rapidement les fournisseurs les mieux adaptés à chaque demande d’événement, d’obtenir leurs disponibilités et des prix concurrentiels, puis de transmettre au client un premier R&A dans le respect de notre niveau de service cible.

Vous serez le premier point de contact avec les lieux et les fournisseurs, en utilisant le téléphone, le courriel et d’autres moyens de communication pour obtenir des réponses rapidement et de façon stratégique.

Ce que vous ferez

• Prendre en charge le processus initial de sourçage pour les nouveaux événements.
• Analyser les demandes d’événements et repérer rapidement les meilleures options de fournisseurs.
• Contacter de façon proactive les lieux et les fournisseurs par téléphone et par courriel pour confirmer les disponibilités et les tarifs.
• Fournir un premier R&A en moins de 2 heures ouvrables suivant la création de l’événement.
• Négocier avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs et conditions possibles.
• Prioriser la prospection de façon stratégique selon les besoins, l’emplacement, le budget et la probabilité de conversion de chaque événement.
• Maintenir un volume élevé d’appels et de suivis auprès des fournisseurs.
• Consigner avec exactitude les réponses, les prix, les disponibilités et les conditions clés des fournisseurs dans la plateforme Planned.
• Collaborer avec les gestionnaires d’événements et l’ensemble de l’équipe Approvisionnement lorsqu’un sourçage ou une négociation plus complexe est nécessaire.
• Bâtir de solides relations avec les fournisseurs tout en maintenant la rapidité et une communication de grande qualité.

Ce que nous recherchons

Ce poste est idéal pour une personne qui a une expérience dynamique en développement des affaires (SDR), en ventes internes, en centre d’appels, en réservations, en ventes hôtelières ou en service à la clientèle à volume élevé.

Votre profil :

• Une très grande aisance au téléphone et avec un volume élevé d’appels sortants.
• De la rapidité, de la débrouillardise et de l’aisance à travailler avec des cibles de temps de réponse claires.
• De la persuasion et de l’assurance dans la négociation des prix et des conditions.
• Un excellent sens de l’organisation et la capacité à gérer plusieurs demandes à la fois.
• La capacité à comprendre rapidement une demande et à repérer les bons fournisseurs à contacter.
• De l’aisance dans un environnement opérationnel où la rapidité, la précision et la réactivité comptent.
• La maîtrise de l’anglais; d’autres langues sont un atout.

Horaire

Ce poste sera basé à notre bureau de Montréal et soutiendra des événements dans différents fuseaux horaires.

Nous cherchons plus précisément à couvrir :

• Les heures d’ouverture de la région EMEA
• Les heures d’ouverture de la côte Ouest (heure du Pacifique)

L’horaire de travail sera donc aligné sur l’une de ces régions et pourrait se situer en dehors des heures habituelles de 9 h à 17 h à Montréal.

Le succès dans ce rôle

Le succès sera principalement mesuré par :

• Le pourcentage d’événements recevant un premier R&A dans le délai de 2 heures ouvrables (SLA)
• La rapidité du premier contact avec les fournisseurs
• Le taux de réponse et de confirmation des fournisseurs
• La qualité et la compétitivité des tarifs obtenus
• L’exactitude de l’information communiquée et consignée
• Le volume global de sourçage et la productivité

Ce que nous offrons

• Une culture de haute performance, une forte densité de talents et de la collaboration en personne
• Congés payés illimités
• Salaire de base concurrentiel
• Tous les outils et l’équipement nécessaires pour réussir (Macbook, écrans, souris, clavier, ChatGPT, etc.)
• Assurances santé, dentaire et soins de la vue
• Subvention pour le transport en commun ou stationnement intérieur
• Collations à volonté et dîners au bureau deux fois par semaine
• Bureau qui accueille les chiens
• Soutien à la réinstallation, au besoin

Vous ne remplissez pas toutes les exigences du poste, mais Planned vous passionne et vous avez envie de contribuer à bâtir un produit exceptionnel? Postulez dès aujourd’hui et dites-nous pourquoi vous seriez un excellent choix!

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The Supply Specialist – Events at Planned is responsible for ensuring every new event request receives an initial rate and availability (R&A) within 2 business hours, based on the business hours of the event location.

This is a fast-paced, highly proactive sourcing role. Your main responsibility will be to quickly identify and contact the best-fit suppliers for each event brief, secure availability and competitive pricing, and communicate an initial R&A back to the client within our service-level target.

You will act as the first point of contact with venues and suppliers, using phone, email, and other communication channels to get answers quickly and strategically.

What You’ll Do

• Own the initial sourcing process for newly created events.
• Review event briefs and quickly identify the strongest supplier options.
• Proactively contact venues and suppliers by phone and email to confirm availability and rates.
• Deliver an initial rate and availability within 2 business hours of event creation.
• Negotiate with suppliers to secure the best possible rates and terms.
• Prioritize outreach strategically based on event needs, location, budget, and likelihood of conversion.
• Maintain a high volume of outbound supplier communication and follow-ups.
• Accurately document supplier responses, pricing, availability, and key conditions in the Planned platform.
• Collaborate with Event Managers and the broader Supply team when more complex sourcing or negotiation is required.
• Build strong supplier relationships while maintaining speed and a high standard of communication.

What We’re Looking For

This role is ideal for someone with a high-energy SDR, inside sales, call center, reservations, hospitality sales, or high-volume customer service background.

You are:

• Extremely comfortable picking up the phone and making a high volume of outbound calls.
• Fast, resourceful, and comfortable working against clear response-time targets.
• Persuasive and confident when negotiating pricing and terms.
• Highly organized and able to manage multiple requests simultaneously.
• Strong at quickly understanding a brief and identifying the right suppliers to contact.
• Comfortable working in an operational environment where speed, accuracy, and responsiveness matter.
• Fluent in English; additional languages are an asset.

Schedule

This role will be based in our Montreal office and will support events across different time zones.

We are specifically looking to build coverage for:

• EMEA business hours
• PST / West Coast business hours

The working schedule will therefore be aligned with one of these regions and may fall outside traditional Montreal 9–5 hours.

Success in This Role

Success will be measured primarily through:

• % of events receiving initial R&A within the 2-business-hour SLA
• Speed of first supplier outreach
• Supplier response and confirmation rate
• Quality and competitiveness of rates secured
• Accuracy of information communicated and documented
• Overall sourcing volume and productivity

What We Offer

• Culture of high performance, strong talent density and in-person collaboration
• Unlimited PTO
• Competitive base pay
• All the tools and gear you need to be successful (Macbook, screens, mouse, keyboard, ChatGPT, etc.)
• Health, dental, vision insurance
• Bus pass subsidy or indoor parking
• Stocked up snacks & lunches in office 2x per week
• Dog-friendly office
• Relocation support, if needed

Not sure you meet all the role requirements, but have a passion for Planned and are eager to help build a great product? Apply today and let us know how you would be a great fit!