Executive Assistant

Title: Executive Assistant

Salary: Competitive + Benefits

Status: Permanent, Full time

Location: Montreal, Quebec

KEY RESPONSIBILITIES

EXECUTIVE & BOARD SUPPORT

• Provide proactive administrative support to executives and board members, including calendar management, meeting coordination, scheduling, and travel arrangements.

• Coordinate and manage executive and board meeting logistics, including meeting invitations, venue arrangements, catering, materials preparation, and follow-up activities.

• Manage executive travel, including flights, hotels, ground transportation, itineraries, and expense reporting.

• Maintain confidential records, files, corporate records, and documentation related to Board and executive activities.

• Assist with planning and coordinating executive meetings, investor meetings, management offsites, and corporate events.

• Support senior management with special projects, research assignments, and administrative initiatives.

CORPORATE & TEAM SUPPORT

• Coordinate internal events, employee meetings, training sessions, and team-building activities.

• Support corporate communications and administrative initiatives across multiple departments.

• Coordinate meeting logistics, including facilities, catering, and hospitality arrangements for internal and external meetings.

• Assist with invoice processing, expense tracking, and vendor administration as required.

• Participate in special projects and contribute to process improvement initiatives that enhance organizational effectiveness.

OFFICE ADMINISTRATION & COORDINATION

• Help ensure the smooth day-to-day operation of the Montreal office.

• Welcome visitors and ensure a professional experience for clients, investors, and business partners.

• Coordinate relationships with local vendors, building management, service providers, and courier services.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE

• College diploma or university degree in Business Administration, Office Administration, Communications, or a related discipline.

• 7+ years of experience as an Executive Assistant, Senior Administrative Assistant, Office Manager, or similar role supporting senior executives.

• Experience within financial services, investment management, professional services, legal, accounting, or other executive-driven environments is preferred.

• Advanced proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, PowerPoint, Teams, and Excel.

• Experience coordinating travel, board meetings, executive events, and complex scheduling requirements.

• Strong organizational, planning, and time-management skills.

• Exceptional attention to detail and ability to manage multiple priorities simultaneously.

• Strong interpersonal skills and a highly professional, client-focused approach.

• Demonstrated ability to handle confidential and sensitive information with discretion.

• Self-motivated, resourceful, and capable of working independently with minimal supervision.

• Strong judgment, problem-solving capabilities, and a proactive attitude.

KEY ATTRIBUTES

• Professional and polished presence.

• High degree of integrity, discretion, and confidentiality.

• Strong sense of ownership and accountability.

• Service-oriented mindset with a willingness to support a growing organization.

• Flexible, adaptable, and comfortable working in a dynamic environment.

• Collaborative team player with excellent relationship management skills.

We thank all candidates for showing interest in this role; however, only retained candidates will be contacted.

For more information on our recruitment service, please visit our website www.groomassocies.com

Titre: Adjoint(e) exécutif(-ive)

Salaire : Concurrentiel + Avantages sociaux

Statut : Permanent, temps plein

Lieu : Montréal, Québec

RESPONSABILITÉS CLÉS

SOUTIEN À LA DIRECTION ET AU CONSEIL D'ADMINISTRATION

• Offrir un soutien administratif proactif aux cadres et aux membres du conseil, incluant la gestion des calendriers, la coordination des réunions, la planification et les déplacements.

• Coordonner et gérer la logistique des réunions exécutives et du conseil d'administration, y compris les invitations, l'organisation des lieux, la restauration, la préparation des documents de réunion et les activités de suivi.

• Gérer les déplacements des cadres, y compris les vols, les hôtels, le transport terrestre, les itinéraires et la déclaration des dépenses.

• Tenir des registres, dossiers et documents confidentiels liés aux activités du conseil et de la direction.

• Aider à la planification et à la coordination des réunions exécutives, des rencontres avec les investisseurs, des rencontres stratégiques de direction et des événements corporatifs.

• Soutenir la haute direction avec des projets spéciaux, des missions de recherche et des initiatives administratives.

SOUTIEN CORPORATIF ET D'ÉQUIPE

• Coordonner les événements internes, les réunions d'employés, les séances de formation et les activités de consolidation d'équipe.

• Soutenir les communications corporatives et les initiatives administratives à travers plusieurs départements.

• Organiser la réservation de salles de réunion, la restauration et les arrangements d'hospitalité pour les réunions internes et externes.

• Aider au traitement des factures, au suivi des dépenses et à l'administration des fournisseurs au besoin.

• Participer à des projets spéciaux et contribuer à des initiatives d'amélioration des processus qui améliorent l'efficacité organisationnelle.

ADMINISTRATION ET COORDINATION DE BUREAU

• Aider à assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau de Montréal.

• Accueillir les visiteurs et assurer une expérience professionnelle pour les clients, investisseurs et partenaires d'affaires.

• Coordonner les relations avec les fournisseurs locaux, la gestion du bâtiment, les fournisseurs de services et les services de messagerie.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Diplôme collégial ou universitaire en administration des affaires, administration de bureau, communications ou discipline connexe.

• Minimum 7 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) exécutif(-ive), adjoint(e) administratif(-ive) principal(e), gestionnaire de bureau ou un rôle similaire en soutien aux cadres supérieurs.

• Expérience dans les services financiers, la gestion de placements, les bureaux de gestion de patrimoine familial, les services professionnels, le juridique ou le milieu corporatif est privilégiée.

• Maîtrise avancée de Microsoft Office, incluant Outlook, Word, PowerPoint, Teams et Excel.

• Expérience dans la coordination de déplacements, de réunions du conseil d'administration, d'événements exécutifs et d'exigences complexes en matière d'horaires.

• Solides compétences organisationnelles, en planification et en gestion du temps.

• Excellente attention aux détails et capacité à gérer simultanément de multiples priorités.

• Solides compétences interpersonnelles et une approche très professionnelle et centrée sur le client.

• Capacité démontrée à manipuler des informations confidentielles et sensibles avec discrétion.

• Autonome, débrouillard(e) et capable de travailler avec un minimum de supervision.

• Jugement solide, capacités de résolution de problèmes et attitude proactive.

ATTRIBUTS CLÉS

• Une présence professionnelle et soignée.

• Un haut degré d'intégrité, de discrétion et de confidentialité.

• Un fort sentiment d'appartenance et de responsabilité.

• Un état d'esprit orienté vers le service avec une volonté de soutenir une organisation en croissance.

• Flexible, adaptable et à l'aise de travailler dans un environnement dynamique.

• Esprit d'équipe collaboratif avec d'excellentes compétences en gestion des relations.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt pour ce rôle; cependant, seuls les candidats retenus seront contactés.

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