Executive Assistant

What if you could redefine what’s possible?

With us, you can. You want Purpose. Growth. Opportunity. People who get it.
We are the home of ambitious, passionate, and innovative world shapers.
With an unmatched breadth and depth of engineering, advisory and science‑based expertise, our global minds unite to power local solutions.
We are pathfinders and impact makers.
We are Visioneers.

We are WSP.

The Opportunity

WSP is seeking an experienced Executive Assistant to support the Executive Vice President for the Property & Buildings Sector.

This is a highly visible role that sits at the centre of executive operations, providing trusted support to our senior leader and helping drive organizational effectiveness. You'll be responsible for managing complex priorities, coordinating strategic activities, and creating the conditions that allow the executive to focus on leading the business.

We're looking for a polished, proactive professional who thrives in a fast-paced environment, exercises sound judgment, and builds strong relationships across all levels of the organization. If you're highly organized, adaptable, and enjoy working behind the scenes to make an impact, we'd love to hear from you.

Your Impact

• Manage complex and frequently changing calendars, priorities, meetings, and stakeholder requests
• Coordinate domestic and international travel arrangements, accommodations, and logistics
• Prepare and process expense reports and related documentation
• Organize and support executive meetings, leadership events, and strategic initiatives
• Draft, coordinate, and distribute communications on behalf of executive leaders
• Prepare meeting materials, presentations, reports, and briefing documents
• Capture meeting notes, track action items, and ensure follow-through on key commitments
• Build and maintain strong working relationships with internal and external stakeholders
• Collaborate with administrative professionals across the business and provide backup support when required
• Support special projects and initiatives that contribute to business objectives

The Skills You Will Bring to WSP

• Post-secondary education in Business Administration or a related field is considered an asset
• Ten (10)+ years of administrative experience within a large, complex organization
• More than five years supporting senior executives or executive leadership teams
• Experience supporting leaders in a professional services environment is considered an asset
• Advanced proficiency with Microsoft 365, including Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, and SharePoint
• Strong presentation, document preparation, and reporting capabilities
• Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple priorities and competing deadlines
• Strong attention to detail and commitment to delivering high-quality work
• Excellent interpersonal and communication skills with the ability to interact confidently with senior stakeholders
• Demonstrated discretion and professionalism when handling confidential and sensitive information
• Resourceful, proactive, and able to work independently with minimal supervision
• Experience with Oracle or other ERP systems is considered an asset
• Bilingualism in English and French is considered an asset

Why Choose WSP?

We exist to shape communities to advance humanity. The brightest engineers, advisors and scientists from across the globe call WSP home.

• Proudly Canadian – we are a Top 100 Employer in Canada for 2026.
• A global community of brilliant minds – your next idea, mentor, or opportunity is always within reach.
• Limitless opportunities start here. Whether it’s across the country or around the globe, we help you tailor your role to match your ambition — because your growth drives ours.
• Flexible work, real balance – we recognize the importance of balance in our lives and encourage you to prioritize the balance in yours.

#WeAreWSP

Compensation

AB, BC, NT, NU, SK & YT: $79,300 - $105,100
MB & ON: $$72,400 - $99,700
NB, NL, NS, PE & QC: $$71,700 - $95,200

Disclosure:
The final salary awarded for this role may vary from the above range based on several factors including, but not limited to, relevant education, qualifications, certifications, experience, skills, seniority, geographic location, performance, and business or organizational needs. The wage range provided in this job posting may be subject to change for business purposes.

Make Your Mark with WSP

At WSP, you'll play a critical role in helping senior leaders operate at their best while contributing to the success of a growing, purpose-driven organization. This is more than an administrative role, it's an opportunity to become a trusted partner, influence key initiatives, and gain exposure to executive decision-making at the highest levels of the business.

If you're an experienced Executive Assistant who thrives in a fast-paced environment, enjoys managing complex priorities, and takes pride in delivering exceptional support, we encourage you to apply and join a team that is shaping the future of communities across Canada and beyond.

Et si vous pouviez redéfinir le champ des possibles? Avec nous, c’est possible. Vous recherchez un but. De la croissance. Des possibilités. Des gens qui vous comprennent.
Nous sommes le point de convergence de personnes ambitieuses, passionnées et novatrices qui façonnent le monde.
Grâce à une profondeur et à une diversité inégalées d’expertise en ingénierie, en services-conseils et en sciences, nos esprits brillants à l’échelle mondiale s’unissent pour propulser des solutions locales.
Nous sommes des pionniers et des créateurs d’impact.
Nous sommes des Visionnaires. Nous sommes WSP. L’occasion WSP est à la recherche d’une personne d’expérience pour occuper le poste d’adjoint(e) de direction auprès du vice-président exécutif du secteur Bâtiment. Il s’agit d’un rôle très visible, au cœur des activités de la haute direction, qui consiste à offrir un soutien de confiance à notre dirigeant principal et à contribuer à accroître l’efficacité organisationnelle. Vous serez responsable de gérer des priorités complexes, de coordonner des activités stratégiques et de créer les conditions permettant au dirigeant de se concentrer sur la direction de l’entreprise. Nous recherchons une personne professionnelle, proactive et accomplie, qui excelle dans un environnement au rythme soutenu, fait preuve d’un bon jugement et établit de solides relations à tous les niveaux de l’organisation. Si vous êtes hautement organisé(e), adaptable et aimez travailler en coulisses pour avoir un impact concret, nous aimerions vous connaître. Votre impact

• Gérer des calendriers complexes et fréquemment modifiés, les priorités, les réunions et les demandes des parties prenantes
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, l’hébergement et la logistique
• Préparer et traiter les notes de frais et la documentation connexe
• Organiser et soutenir les réunions de la haute direction, les événements de leadership et les initiatives stratégiques
• Rédiger, coordonner et diffuser des communications au nom des membres de la haute direction
• Préparer le matériel de réunion, les présentations, les rapports et les documents d’information
• Prendre des notes lors des réunions, assurer le suivi des mesures à prendre et veiller au respect des principaux engagements
• Établir et maintenir de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes
• Collaborer avec les professionnels du soutien administratif de l’ensemble de l’entreprise et assurer un soutien de remplacement au besoin
• Soutenir des projets et des initiatives spéciales qui contribuent à l’atteinte des objectifs d’affaires

Les compétences que vous apporterez à WSP

• Une formation postsecondaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe est considérée comme un atout
• Dix (10) années ou plus d’expérience en administration au sein d’une grande organisation complexe
• Plus de cinq années d’expérience à soutenir des cadres supérieurs ou des équipes de haute direction
• Une expérience auprès de dirigeants dans un environnement de services professionnels est considérée comme un atout
• Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment Outlook, PowerPoint, Excel, Teams et SharePoint
• Solides compétences en création de présentations, en préparation de documents et en production de rapports
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances concurrentes
• Grand souci du détail et engagement à fournir un travail de grande qualité
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication, avec la capacité d’interagir avec assurance avec des parties prenantes de haut niveau
• Discrétion et professionnalisme démontrés dans le traitement de renseignements confidentiels et sensibles
• Débrouillardise, proactivité et capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision
• Une expérience avec Oracle ou d’autres systèmes ERP est considérée comme un atout
• Le bilinguisme en français et en anglais est considéré comme un atout

Pourquoi choisir WSP? Notre raison d’être est de façonner des collectivités qui font progresser l’humanité. Les ingénieurs, conseillers et scientifiques les plus brillants du monde entier ont choisi WSP comme milieu professionnel.

• Fièrement canadienne – nous figurons parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada en 2026.
• Une communauté mondiale d’esprits brillants – votre prochaine idée, votre prochain mentor ou votre prochaine occasion est toujours à portée de main.
• Des possibilités illimitées commencent ici. Que ce soit ailleurs au pays ou aux quatre coins du monde, nous vous aidons à façonner votre rôle en fonction de vos ambitions, parce que votre croissance nourrit la nôtre.
• Travail flexible, véritable équilibre – nous reconnaissons l’importance de l’équilibre dans nos vies et vous encourageons à faire de votre propre équilibre une priorité.

#NousSommesWSP RémunérationAB, BC, NT, NU, SK et YT : 79 300 $ - 105 100 $
MB et ON : 72 400 $ - 99 700 $
NB, NL, NS, PE et QC : 71 700 $ - 95 200 $ Divulgation :
Le salaire final accordé pour ce poste peut varier par rapport à la fourchette indiquée ci-dessus en fonction de plusieurs facteurs, notamment, sans s’y limiter, la formation pertinente, les qualifications, les certifications, l’expérience, les compétences, l’ancienneté, l’emplacement géographique, le rendement ainsi que les besoins de l’entreprise ou de l’organisation. La fourchette salariale indiquée dans cette offre d’emploi peut être modifiée pour des raisons commerciales. Laissez votre marque chez WSP

At WSP, we exist to shape communities to advance humanity.

It’s why we bring people together who are wired to solve complex challenges—engineers, scientists, advisors, and technical experts who are driven by a common passion—to redefine what’s possible and shape what comes next. We are Visioneers.

As one of the world’s leading engineering, science and infrastructure solutions firms, we partner with clients across transportation, infrastructure, environment, buildings, energy, water, mining and metals. We pair deep local knowledge with global insights to pioneer solutions designed to leave a lasting, positive impact.

At WSP, you’ll join a community of brilliant minds that push boundaries every day - applying deep expertise and fuelling innovation to help create a more connected and resilient future. Here, your ideas are valued, your growth is supported, and you are encouraged to bring your authentic self to work. We empower our people to collaborate across disciplines, challenge the status quo, and shape a career with purpose.

Join us.

Please Note:

Health and Safety is a core paramount value of WSP. Given the importance of keeping one another safe it is expected that you comply with our Health, Safety & Environment (HSE) policy at all times as well as client HSE policies when working at client locations. Full details here.

Some safety-sensitive positions involve fieldwork and may include work in a variety of environmental conditions, such as remote or isolated areas, working alone, and in inclement weather (within safe and reasonable limits).

WSP welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

WSP is committed to the principles of employment equity. Only the candidates selected will be contacted.

WSP does not accept unsolicited resumes from agencies. Full details here.