Philanthropy Operations Coordinator

CPAC is seeking an organized, detail-oriented and highly collaborative Philanthropy Operations Coordinator to join our growing development team. This is a 12-month, full time contract based in our downtown Ottawa office.

This position plays a critical role in supporting fundraising and donor relations at CPAC. Working behind the scenes, this role is responsible for the day-to-day administration of CPAC's philanthropy program, including managing our donor management system, processing, receipting and tracking gifts, research and prospecting, maintaining accurate donor records, supporting donor stewardship, preparing reports and coordinating the many details that allow a successful fundraising program to operate effectively.

The ideal candidate is a self-starter, exceptionally organized, comfortable working with data and systems, has strong attention to detail, and understands that excellent fundraising depends on excellent operational execution.

ACCOUNTABILITY

Working closely with the Director of Development and the CEO, this role will help ensure that every donor and prospect interaction is accurately recorded, appropriately acknowledged and followed up.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Donor Database & CRM Management

• Serve as the primary administrator of CPAC's donor management system and ensure the accuracy, completeness and integrity of donor and prospect information.
• Maintain donor and prospect records, including contact information, giving history, relationships, interactions, communications and stewardship activities.
• Enter and maintain gifts, pledges, event tickets, commitments and other fundraising activity accurately and in a timely manner.
• Develop and produce regular donor, prospect, event and fundraising reports.
• Support the development team in managing donor and prospect pipelines and tracking next steps.

Gift Administration

• Coordinate the administrative process for donations from receipt through acknowledgement and reporting.
• Work closely with Finance to ensure donations, pledges, event sales and other philanthropic revenue are accurately recorded and reconciled.
• Prepare or coordinate charitable tax receipts and donor acknowledgement correspondence.
• Track outstanding pledges and commitments and ensure appropriate follow-up.
• Support the preparation of information required for financial reporting, audits and management reporting.

Fundraising Operations

• Provide day-to-day project coordination support to the Director of Development.
• Support prospect research and the preparation of donor and prospect profiles.
• Assist with proposals, grant applications, reports and other fundraising materials.
• Maintain fundraising calendars, tracking tools and pipeline reports.
• Support fundraising events and donor engagement activities, including invitations, guest lists, registration, follow-up and post-event stewardship.

QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

• Post-secondary degree or diploma in fundraising, nonprofit management, business administration, communications or a related field, or an equivalent combination of education and relevant experience.

• 2–4 years of experience in fundraising, development operations, donor relations, nonprofit administration or a related field.

SKILLS AND KNOWLEDGE

• Experience working with a donor database, CRM or fundraising management system.
• Knowledge of Keela is an asset.
• Strong data management and administrative skills.
• Excellent attention to detail and a high degree of accuracy.
• Strong organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple priorities and deadlines.
• Proficiency with Microsoft Office, including Excel.
• Strong written and verbal communication skills.
• Sound judgment and discretion when handling confidential donor and prospect information.
• A service-oriented approach and the ability to work effectively with colleagues across an organization.
• Bilingualism in English and French would be considered an asset.

CPAC is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees and encourage applications from individuals of all backgrounds who are eligible to work in Canada.

If you need assistance in making the recruitment process or the position you are applying for more accessible, please let us know. Alternate arrangements may be offered to individuals who request them at any stage of the recruitment process. All information received in relation to arrangements will be kept confidential.

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CPAC recherche un(e) coordinateur/trice des opérations de philanthropie pour rejoindre notre équipe de développement en pleine expansion. Cette personne est organisée, minutieuse et dotée d'un excellent esprit d'équipe. Il s'agit d'un contrat à temps plein d'une durée de 12 mois, et le/la titulaire du poste travaillera dans nos locaux au centre-ville d'Ottawa.

Le/la titulaire de ce poste joue un rôle essentiel dans le soutien à la collecte de fonds et aux relations avec les donateurs à CPAC. En coulisses, cette personne est chargée de la gestion quotidienne du programme philanthropique de CPAC, notamment de l’administration de notre système de gestion des donateurs, du traitement, de l'émission des reçus et du suivi des dons, de la recherche et de la prospection, de la tenue de dossiers de donateurs précis, du soutien à la gestion des relations avec les donateurs, de la préparation de rapports et de la coordination des nombreux détails qui permettent à un programme de collecte de fonds de fonctionner efficacement.

Le/la candidat(e) idéal(e) est une personne autonome, extrêmement organisée, à l'aise avec les données et les systèmes, très minutieuse et consciente qu'une collecte de fonds réussie repose sur une excellente exécution opérationnelle.

RAPPORTS HIÉRARCHIQUES

En étroite collaboration avec le/la directeur(trice) du développement et la PDG, le/la titulaire de ce poste veillera à ce que chaque interaction avec les donateurs et prospects soit consignée avec précision, fasse l'objet d'un remerciement adéquat et d'un suivi rigoureux.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Gestion du CRM et de la base de données donateurs

• Agir comme gestionnaire principal du système de gestion des donateurs da CPAC et veiller à l’exactitude, à l’exhaustivité et à l’intégrité des informations relatives aux donateurs et aux prospects.
• Tenir les dossiers des donateurs et des prospects, y compris leurs coordonnées, l’historique de leurs dons, leurs relations, leurs interactions, leurs communications et les activités de gestion des relations avec les donateurs.
• Saisir et mettre à jour avec précision et en temps opportun les dons, les promesses de dons, les billets d’événements, les engagements et autres activités de collecte de fonds.
• Élaborer et produire régulièrement des rapports sur les donateurs, les prospects, les événements et les collectes de fonds.
• Soutenir l’équipe de développement dans la gestion des pipelines de donateurs et de prospects et dans le suivi des prochaines étapes.

Administration des dons

• Coordonner le processus administratif lié aux dons, de leur réception à l’envoi des remerciements et à l’établissement des rapports.
• Travailler en étroite collaboration avec le service financier afin de garantir que les dons, les promesses de dons, les recettes provenant des événements et les autres revenus philanthropiques soient correctement enregistrés et rapprochés.
• Préparer ou coordonner les reçus pour dons de bienfaisance et le courrier de remerciement adressés aux donateurs.
• Assurer le suivi des promesses de dons et des engagements en suspens et veiller à ce qu’un suivi approprié soit effectué.
• Contribuer à la préparation des renseignements requis pour les rapports financiers, les audits et les rapports de gestion.

Activités de collecte de fonds

• Apporter un soutien quotidien au directeur/à la directrice du développement en matière de coordination des projets.
• Participer à la recherche de prospects et à l’élaboration de profils de donateurs et de prospects.
• Contribuer à la rédaction de propositions, de demandes de subventions, de rapports et d’autres supports liés à la collecte de fonds.
• Gérer les calendriers de collecte de fonds, les outils de suivi et les rapports sur les perspectives de dons.
• Apporter son soutien aux événements de collecte de fonds et aux activités de fidélisation des donateurs, notamment en ce qui concerne les invitations, les listes d’invités, les inscriptions, le suivi et la gestion des relations après l’événement.

ÉTUDES ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d'études post-secondaire en collecte de fonds, en gestion des associations à but non lucratif, en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente.
• 2 à 4 ans d'expérience dans la collecte de fonds, les opérations de développement, les relations avec les donateurs, l'administration des associations à but non lucratif ou dans un domaine connexe.

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

• Expérience dans l’utilisation d’une base de données de donateurs, d’un CRM ou d’un système de gestion de la collecte de fonds.
• La maîtrise de Keela est un atout.
• Solides compétences en gestion des données et en administration.
• Grand souci du détail et grande rigueur.
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment d’Excel.
• Solides compétences en communication écrite et orale.
• Bon jugement et discrétion dans le traitement des informations confidentielles relatives aux donateurs et aux prospects.
• Esprit de service et capacité à travailler efficacement avec des collègues de l’ensemble de l’organisation.
• Le bilinguisme (anglais et français) serait considéré comme un atout.

CPAC souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons qui ont le droit de travailler au Canada.

Si vous avez besoin d'aide pour rendre le processus de recrutement ou le poste pour lequel vous postulez plus accessible, n'hésitez pas à nous le faire savoir. D'autres dispositions peuvent être proposées aux personnes qui en font la demande à n'importe quel stade du processus de recrutement. Tous les renseignements reçus dans le cadre de ces dispositions resteront confidentiels.