ADJOINT ADMINISTRATIF ET À L’ACCUEIL – Société de développement de Shawinigan

Description du poste

La SDS entre dans une nouvelle phase de son développement et s’affirme comme l’organisme porteur d’une vision économique intégrée, ambitieuse et structurante pour Shawinigan.

Issue d’une volonté de consolider et de propulser l’écosystème local, elle regroupera progressivement des leviers clés liés au développement économique, à l’entrepreneuriat, à l’innovation, à l’attractivité, au tourisme et au rayonnement du territoire. Dans un contexte de transformation organisationnelle majeure, la SDS aura pour mission de générer de la richesse collective, d’accompagner les entreprises, de stimuler les investissements, de soutenir les grands projets et de contribuer activement à la vitalité économique et territoriale de Shawinigan.

Joindre l’organisation à ce moment charnière, c’est participer directement à la mise en place d’un nouveau véhicule de développement au service d’une ville en mouvement.

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET À L’ACCUEIL

Relevant de la contrôleure financière, l'adjointe administrative et à l'accueil assure le soutien administratif quotidien de l'organisation et contribue à la qualité de l'expérience client offerte aux entrepreneurs, partenaires, locataires et visiteurs.

Elle agit comme première personne-ressource à l'accueil et au téléphone, coordonne diverses activités administratives et soutient les équipes dans la gestion documentaire, les suivis administratifs, les systèmes d'information et les outils collaboratifs. Elle contribue également à l'amélioration continue des processus administratifs et démontre une grande aptitude à apprendre et à utiliser de nouveaux outils technologiques.

VOTRE DÉFI

Accueil et service à la clientèle

• Assurer l'accueil des visiteurs, partenaires et clients;
• Répondre aux appels téléphoniques, courriels généraux et demandes d'information;
• Orienter les demandes vers les personnes ou directions concernées;
• Assurer le suivi des boîtes courriel génériques de l'organisation;
• Maintenir une expérience d'accueil professionnelle et chaleureuse;

Soutien administratif et gestion des ressources matérielles

• Assurer la rédaction, la révision et la mise en forme de documents administratifs;
• Préparer la correspondance, les présentations, formulaires et rapports;
• Effectuer le classement électronique et la gestion documentaire;
• Coordonner certaines réservations de salles, déplacements et rencontres;
• Assurer les suivis administratifs requis auprès des fournisseurs et partenaires;
• Participer à la mise à jour de bases de données et registres administratifs;
• Assurer la gestion des fournitures de bureau et de la papeterie;
• Effectuer les commandes de matériel auprès des fournisseurs autorisés;
• Maintenir à jour l'inventaire des fournitures et anticiper les besoins de réapprovisionnement;
• Effectuer les recherches et demandes de prix pour certains achats administratifs;
• Collaborer avec les équipes afin d'assurer la disponibilité des ressources matérielles nécessaires aux opérations quotidiennes;

Soutien aux équipes et aux projets

• Soutenir les directions dans diverses tâches administratives liées à leurs projets;
• Assurer le suivi de calendriers, échéanciers et listes de tâches;
• Contribuer à la préparation d'événements, rencontres et activités organisationnelles;
• Participer à la collecte et à la compilation de données administratives;

Gestion des outils numériques et amélioration continue

• Participer à l'implantation et à l'utilisation des outils numériques de l'organisation;
• Administrer et mettre à jour certaines listes, bases de données et espaces collaboratifs;
• Soutenir les utilisateurs dans l'utilisation d'outils tels que Microsoft 365, SharePoint, Lists, Forms, Teams et autres plateformes numériques;
• Identifier des opportunités d'amélioration des processus administratifs et proposer des solutions simples et efficaces;
• Contribuer à l'automatisation de certaines tâches administrative;

Soutien à la gestion immobilière, à l'accueil des locataires et aux événements

• Coordonner les réservations de salles et assurer le suivi des contrats, confirmations et besoins logistiques associés;
• Assurer l'accueil des utilisateurs des salles et veiller à la préparation des espaces lors des réservations;
• Soutenir les équipes dans la location d'espaces et contribuer à une expérience client de qualité pour les utilisateurs et partenaires;
• Effectuer les suivis administratifs liés aux événements (inscriptions, listes de participants, communications, signalisation, matériel, traiteurs et fournisseurs);
• Collaborer avec les différentes directions afin d'assurer le bon déroulement des activités et des événements tenus dans les installations de l'organisation;
• Contribuer au maintien d'un environnement accueillant, professionnel et fonctionnel pour les locataires, partenaires, visiteurs et participants aux événements;

Compétences recherchées

Formation et expérience

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Expérience pertinente de 3 à 5 ans dans un rôle similaire;
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365;

Atouts importants

• Intérêt marqué pour les outils numériques et l'amélioration des processus;
• Facilité démontrée à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et plateformes;
• Expérience avec Microsoft 365, SharePoint, Lists, Forms, Teams et autres plateformes numériques;
• Intérêt pour la transformation numérique et l'optimisation administrative;

Compétences recherchées

• Excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités;
• Service à la clientèle développé et attitude accueillante;
• Grande rigueur et souci du détail;
• Autonomie et débrouillardise;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Discrétion et sens de la confidentialité;
• Habiletés de communication et esprit d'équipe;.

Qualités personnelles recherchées

La personne recherchée est reconnue pour son professionnalisme, sa curiosité et sa capacité d'adaptation. Elle aime apprendre, est à l'aise avec le changement et démontre un réel intérêt pour l'utilisation des technologies afin d'améliorer l'efficacité organisationnelle. Elle se distingue par son sens du service, son initiative et sa capacité à collaborer avec plusieurs intervenants.

Nous recherchons une personne à l'aise dans un environnement en évolution, qui aime apprendre de nouveaux outils technologiques et qui souhaite contribuer à la modernisation des processus administratifs de l'organisation. L'expérience avec Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Forms, Lists et autres outils) constitue un atout important.

Salaire et Conditions d'emploi

• Statut: Poste permanent à temps plein (35h/semaine);
• Flexibilité: Horaire de base entre 9h à 15h, du lundi au vendredi avec possibilité de finir à 12h00 le vendredi
• Salaire compétitif adapté à votre expérience;
• Assurance collective;
• REER avec contribution employeur — préparez votre avenir dès maintenant!
• Remboursement des frais de déplacement;
• Vacances disponibles dès l'embauche (pas d'attente!);
• 11 jours fériés par année;
• Congés mobiles pour vos besoins personnels;
• Congés maladie pour prendre soin de vous;
• Budget de formation continue pour développer vos compétences;
• Bureaux modernes dans un écosystème dynamique;
• Espace de travail collaboratif et inspirant;
• Cafétéria sur place pour des pauses gourmandes entre collègues;

Rejoignez une équipe passionnée qui façonne l'avenir économique de Shawinigan!

Pour postuler

• Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à [email protected]. Veuillez inscrire le numéro suivant à votre envoi (AA-SDS-26); Votre candidature sera traitée avec la plus grande discrétion.

Lieu de l’emploi : 1250 Av. de la Station, Shawinigan, QC G9N 8K9

Date d’entrée en poste : Dès que possible

Nous vous remercions à l’avance pour votre candidature. Cependant, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Politique de confidentialité

Conformément à la Loi 25 ou Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, nous respectons la confidentialité des renseignements fournis par les candidats dans le cadre de nos recherches.

En nous transmettant votre CV ou toute autre donnée personnelle, vous exprimez votre consentement à ce que ces informations soient divulguées à notre client dans le cadre de ce mandat et conservées pour une durée déterminée dans notre base de données.