Adjoint(e) administratif(ve)

Sommaire de la fonction :
L'adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle clé dans le soutien des activités administratives de l'entreprise. Il ou Elle assure l'accueil des visiteurs et des clients, la gestion des communications administratives et la coordination de diverses tâches de soutien contribuant à l'efficacité des opérations et à la qualité du service offert aux employés, clients et partenaires.

Supérieur immédiat : Directeur des ventes

Description des tâches :

• Gérer les communications téléphoniques, le courrier et les communications électroniques de l'entreprise.
• Accueillir les clients, visiteurs et partenaires et assurer leur orientation vers les personnes concernées.
• Maintenir à jour l'agenda de la direction et effectuer le suivi des rendez-vous, réunions et activités prévues.
• Coordonner l'utilisation, l'aménagement et la préparation des salles de réunion.
• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau, du matériel promotionnel et des fournitures administratives, ainsi que les commandes requises.
• Produire, mettre en forme et mettre à jour divers documents, rapports et données administratives.
• Coordonner les déplacements professionnels des employés et les formalités administratives associées.
• Effectuer les demandes de visas et les documents requis pour les déplacements internationaux.
• Administrer la petite caisse et assurer le suivi des dépenses courantes.
• Veiller à la numérisation, au classement et à l'archivage de la documentation de l'entreprise.
• Coordonner certaines activités logistiques et protocolaires, notamment les réservations, les cadeaux corporatifs et les marques de reconnaissance.
• Préparer les salles de réunion et veiller à la disponibilité du matériel et des commodités nécessaires au bon déroulement des rencontres.
• Assurer les communications et le suivi administratif avec le fournisseur de services d'entretien ménager.
• Participer à l'organisation des activités sociales et des événements corporatifs.
• Préparer, mettre à jour et assurer le suivi des rapports hebdomadaires et mensuels.

Tâches connexes :

• Fournir un soutien administratif aux différents départements.
• Apporter un soutien aux activités d'approvisionnement, notamment pour le suivi des outillages et la préparation de bons de commande dans le système Avantage.
• Effectuer diverses tâches de soutien comptable, incluant la conciliation de factures, de relevés fournisseurs et de cartes de crédit.
• Préparer et assurer le suivi de divers dossiers administratifs, notamment les dossiers de pièces vendues, les listes de pièces et la documentation des systèmes qualité.
• Coordonner les activités liées à l'accueil des nouveaux employés conformément aux procédures établies et en assurer le suivi auprès des directeurs.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Qualifications :

• Formation : AEC bureautique, secrétariat ou toute autre formation pertinente.
• Expérience : Minimum de 3 à 5 années d'expérience dans un poste similaire.
• Connaissances informatiques : Maîtrise de la suite Microsoft 365 et d'Adobe Acrobat Pro.
• Bilinguisme.
• Habiletés : Bonne coordination, minutie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Exigences et qualités requises :

• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Autonomie et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Excellentes habiletés de communication et de service à la clientèle.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Esprit d'équipe et collaboration.
• Maîtrise des outils informatiques.