Coordonnateur, Coordonnatrice - Évènements et mariage

Bienvenue à l'Estrimont ! Un hôtel festif niché au cœur d'Orford, où recevoir est à la fois un plaisir, un art et une passion que chacun de nous porte, à sa façon.

Ouvert à l'année, on réunit sous un même toit des expériences qui font vibrer notre destination : les saveurs généreuses de notre incontournable steakhouse Tomahawk grill, les conversations qui se prolongent à notre café-bar Espresso Martini, des chansonniers qui enflamment les soirées, les rassemblements qui prennent vie lors de nos banquets, réunions et événements spéciaux, puis les instants suspendus d’une escapade nordique au Nordiska.

Et derrière toute cette effervescence, il y a celles et ceux qui insufflent de la vie aux lieux et qui poussent toujours vers de plus hauts sommets. Chez-nous, la routine n'a pas de suite réservée, parce que même un mardi a du panache. Alors, envie d'ambiancer l'Estrimont à ta façon ?

On cherche le prochain metteur en scène de nos grands rendez-vous !

Il y a les rendez-vous doux, où deux personnes se disent « oui, je le veux ». Les rendez-vous d’affaires, où une équipe dévoile son nouveau produit devant un auditoire enthousiaste. Les rendez-vous familiaux, où trois générations se retrouvent pour un 80e anniversaire. Et les rendez-vous qui finissent tard, comme ce party de Noël dont les anecdotes persistent jusqu’en mars. Puis, si tout semble aller de soi, c’est que le plus gros du travail s’est fait bien avant le jour J. Par toi.

Ta contribution à notre expérience client, c’est l’art de :

Accompagner les projets de mariage qui se déroulent dans notre établissement

• Faire découvrir nos salles et nos suites, lors de visites personnalisées, selon les disponibilités.

• Cerner les besoins de chaque couple et lui présenter une offre sur mesure, bonifiée d’options qui enrichissent l’expérience.

• Préparer les soumissions et les contrats, puis faire le suivi des dépôts.

Planifier les événements

• Rencontrer chaque client pour le conseiller, valider ses choix et confirmer tous les détails de son projet.

• Établir des plans de salle, l’horaire de l’événement, le choix du menu et les besoins en équipement audiovisuel.

• Tenir à jour le calendrier événementiel et réserver les salles et les suites requises pour les groupes.

• Rédiger les fonctions (BEO) et les transmettre dans les délais requis aux équipes concernées.

Coordonner le travail des équipes et des fournisseurs

• Participer aux rencontres opérationnelles avec la restauration, la cuisine et l’hébergement pour coordonner la logistique et faire part des besoins spécifiques de chaque groupe.

• Organiser les dégustations avec le chef et élaborer avec lui des menus adaptés aux invités.

• Convenir avec les fournisseurs externes de leurs heures d’arrivée, de leurs besoins de montage et de leur rôle dans l’événement.

• Informer sans délai les équipes concernées de tout changement demandé en cours de route.

Assurer le démarrage de l’événement et la transition avec le maitre d’hôtel

• Accueillir les clients, faire avec eux un dernier point sur le déroulement et voir au bon démarrage de l’événement.

• Transmettre au maitre d’hôtel toutes les informations nécessaires pour qu’il puisse prendre le relais.

• Agir comme personne-ressource auprès des organisateurs et régler les imprévus qui peuvent survenir.

Assurer le suivi après les événements

• Recueillir les commentaires des clients après l’événement dans une perspective d’amélioration continue.

• Consigner dans notre plateforme informatique les ententes et les modifications afin de conserver un historique fiable de notre clientèle.

Ton séjour pourrait commencer avec nous si :

• Tu possèdes une formation en gestion d’événement, en tourisme, en hôtellerie ou dans un domaine lié au poste.

• La coordination ou la vente d’événement fait partie de ton parcours, idéalement en hôtellerie.

• Tu t’exprimes aisément en français comme en anglais, à l’oral comme à l’écrit.

• La suite Microsoft Office fait partie de tes outils de travail au quotidien et qu’un système de réservation comme Mews t’est familier.

• Ton entregent te permet de créer rapidement un lien de confiance, avec les clients comme avec tes collègues.

• Mener plusieurs dossiers de front, selon les priorités, sans perdre un détail de vue, c’est ta façon de travailler.

• Conseiller des clients et conclure des ventes te stimulent.

• Face aux imprévus, tu gardes ton calme et ton sourire.

• Ta disponibilité s'adapte à un horaire variable, incluant soirs, fins de semaine et jours fériés.

Ton forfait comprend :

• Un poste permanent à temps complet.

• Des conditions salariales à la hauteur de ton expérience et de ton potentiel.

• Un boni sur les ventes.

• Des assurances collectives pour veiller sur toi et ta famille.

• La liberté de prendre une pause quand tu en as besoin grâce à une banque de congés mobiles.

• L’occasion de laisser ta marque sur l’expérience client.

• Des tarifs préférentiels sur l'hébergement, la restauration et les soins spa.

• Des collègues qui se serrent les coudes et qui gardent toujours une place pour le plaisir.

Prêt à prendre en main nos prochains grands rendez-vous? Envoie ton CV à [email protected] avec le titre du poste. On t'attend !

Merci à l’avance pour chaque candidature reçue, qui sera lue avec attention. Seules les personnes retenues seront contactées. Le masculin est utilisé ici uniquement pour alléger le texte.