Junior HR Generalist

Généraliste RH junior

Studio : Zero VFX (Montréal)

Service : Ressources humaines

Relève de : Gestionnaire RH

À propos de l'entreprise

Dream Machine FX (DMFX) est un groupe de studios d'effets visuels soutenu par des fonds de capital-investissement, qui exerce ses activités en Amérique du Nord (Zero VFX, Mavericks VFX, Arc Creative Studios, DME Montréal), en Europe (Important Looking Pirates, Metropolis VFX, Enbarr VFX) et en Australie (Fin Design & Effects).

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d'un ou d'une généraliste RH junior pour se joindre à notre équipe des ressources humaines. En poste à notre studio de Montréal, vous soutiendrez les employé(e)s de nos studios en Ontario et au Québec, ainsi que les membres de notre équipe en télétravail en Colombie-Britannique, en veillant à ce que nos processus RH demeurent exacts, uniformes et conformes dans chaque province. Vous serez également la personne de référence du ou de la gestionnaire de notre studio de Montréal pour les opérations du bureau et le suivi du temps. Il s'agit d'une excellente occasion pour une personne en début de carrière en RH, très organisée, qui souhaite acquérir une expérience concrète au sein d'un studio créatif au rythme rapide.

Responsabilités

• Coordonner l'accueil et l'intégration ainsi que les départs des employé(e)s partout au Canada, notamment les documents d'embauche, l'orientation et les listes de vérification de départ
• Tenir à jour des dossiers d'employé(e)s exacts et gérer les demandes de congé dans BambooHR
• Agir à titre de premier point de contact pour les questions des employé(e)s concernant les politiques, le guide de l'employé et l'assurance collective, en transmettant les demandes au ou à la gestionnaire RH au besoin
• Préparer et vérifier les données de paie et soutenir les adhésions et les modifications aux avantages sociaux
• Soutenir le recrutement en publiant les offres d'emploi, en planifiant les entrevues et en assurant la coordination avec les gestionnaires d'embauche
• Effectuer le suivi des dates d'expiration des permis de travail et des registres de formation afin de soutenir les exigences en matière d'immigration et la conformité à la loi québécoise du 1 % sur la formation
• Effectuer la vérification hebdomadaire des feuilles de temps dans ShotGrid et faire le suivi auprès des artistes dont les heures sont incomplètes ou imputées aux mauvais codes de projet
• Rapprocher les feuilles de temps et les congés approuvés avant la paie et communiquer les résultats aux gestionnaires de studio et aux RH
• Soutenir le ou la gestionnaire du studio de Montréal dans les besoins quotidiens du bureau, notamment les fournitures, l'équipement, l'accès à l'immeuble, les fournisseurs et l'installation des postes de travail des nouveaux employé(e)s
• Participer à la planification et à l'organisation d'événements au studio et d'activités d'équipe
• Traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et garder votre travail et vos dossiers bien organisés

Exigences

• De 1 à 3 ans d'expérience en ressources humaines
• Diplôme d'études collégiales ou universitaires en ressources humaines, en relations industrielles, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Connaissance pratique des normes du travail au Québec, avec une compréhension des exigences de l'Ontario et de la Colombie-Britannique ou la volonté de les apprendre
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
• Expérience avec un SIRH et solides compétences dans Google Workspace ou Microsoft Office
• Souci du détail marqué et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances
• Communication claire au quotidien et volonté de poser des questions au besoin
• Esprit de collaboration et désir d'apprendre et de s'améliorer

Renseignements supplémentaires

Il s'agit d'un affichage de manifestation d'intérêt, qui vous donne l'occasion de soumettre votre curriculum vitæ afin qu'il soit pris en considération ultérieurement. Lorsque ce poste sera à pourvoir, vous pourriez recevoir un courriel de notre équipe RH.

Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt envers Zero VFX. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront jointes.

Dans le cadre de notre engagement envers un processus d'embauche juste et réfléchi, nous n'utilisons l'IA à aucune étape de notre processus d'embauche.

Vous devez être légalement autorisé(e) à travailler au Canada et, le cas échéant, détenir un permis de travail valide vous permettant de remplir les exigences du poste.

Zero VFX souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s'engage à offrir des emplois conformément à la Charte des droits et libertés de la personne du Québec. Des mesures d'adaptation raisonnables liées à un handicap ou à un besoin médical sont offertes sur demande aux personnes candidates qui participent au processus de recrutement.

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Junior HR Generalist

Studio: Zero VFX (Montréal)

Department: Human Resources

Reports to: HR Manager

About the Company

Dream Machine FX (DMFX) is a private equity-backed group of visual effects studios with operations across North America (Zero VFX, Mavericks VFX, Arc Creative Studios, DME Montreal), Europe (Important Looking Pirates, Metropolis VFX, Enbarr VFX) and Australia (Fin Design & Effects).

About the Role

We are looking for a Junior HR Generalist to join our HR team. Based in our Montreal studio, you will support employees in our studios in Ontario and Quebec, as well as our remote team members in British Columbia, helping keep our HR processes accurate, consistent and compliant in each province. You will also be the go-to partner for our Montreal Studio Manager for office operations and time tracking. This is a great opportunity for someone early in their HR career who is highly organized and wants hands-on experience in a fast-paced creative studio.

Responsibilities

• Coordinate onboarding and offboarding for employees across Canada, including new hire paperwork, orientation and exit checklists
• Maintain accurate employee records and manage time off requests in BambooHR
• Act as a first point of contact for employee questions about policies, the employee handbook and group benefits, escalating to the HR Manager when needed
• Prepare and verify payroll inputs and support benefits enrolment and changes
• Support recruitment by posting roles, scheduling interviews and coordinating with hiring managers
• Track work permit expiry dates and training records to support immigration requirements and Quebec 1% training law compliance
• Run the weekly ShotGrid timelog audit and follow up with artists whose hours are incomplete or logged to the wrong project codes
• Reconcile timelogs against approved time off ahead of payroll and share results with Studio Managers and HR
• Support the Montreal Studio Manager with day-to-day office needs including supplies, equipment, building access, vendors and new hire workstation setup
• Help plan and run studio events and team activities
• Handle confidential information with discretion and keep your work and files organized

Qualifications

• 1 to 3 years of experience in Human Resources
• A diploma or degree in human resources, industrial relations, business administration or a related field
• Working knowledge of employment standards in Quebec, with an understanding of or willingness to learn Ontario and British Columbia requirements
• Fluency in French and English, spoken and written
• Experience with an HRIS and strong skills in Google Workspace or Microsoft Office
• Strong attention to detail and the ability to manage multiple priorities and deadlines
• Clear communication in day-to-day interactions and a willingness to ask questions when needed
• A collaborative attitude and an eagerness to learn and improve

Additional Information

This is an expression of interest posting, which gives you the opportunity to submit your resume for further consideration. When this role becomes available you may receive an email from our HR team.

We thank all applicants for their interest in Zero VFX, however only those candidates selected for interviews will be contacted.

As part of our commitment to a fair and thoughtful hiring process, we do not use AI at any stage of our hiring process.

Must be legally entitled to work in Canada as specified and, where applicable, must have a valid work permit that allows the candidate to fulfill the requirements of the role.

Zero VFX is an Equal Opportunity Employer and is committed to providing employment in accordance with the Quebec Charter of Human Rights and Freedoms. Accommodations within reason due to a disability or medical need are available on request for candidates taking part in the recruitment process.