Réceptionniste et adjointe administrative

Sommaire du poste

Groupe Society recherche un(e) réceptionniste et adjoint(e) administratif(ve), en présentiel, à son siège social, à Montréal. Groupe Society possède et gère un portefeuille d’immeubles commerciaux et multirésidentiels.

La personne est le visage du siège social : premier point de contact des locataires et des visiteurs, elle offre aussi un soutien administratif à la direction. Elle travaille en étroite collaboration avec la direction et les équipes de gestion des différents projets.

Accueil et service aux locataires

• Accueillir chaleureusement les locataires et les visiteurs au siège social.
• Répondre aux demandes des locataires avec professionnalisme, en personne, par téléphone ou par courriel.
• Diriger les demandes vers la bonne personne au sein des équipes et s’assurer qu’elles sont prises en charge.

Location et loyers

• Mettre à jour les listes de logements disponibles à l’interne et sur les sites Web des projets.
• Effectuer le suivi des loyers, notamment les rappels de paiement.

Soutien à la direction

• Agir comme adjoint(e) à la direction : gestion de l’agenda, correspondance et tenue des dossiers.
• Préparer les salles de conférence au besoin.

Administration du bureau

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du siège social.
• Maintenir une réception propre et bien organisée.
• Commander les fournitures de bureau et gérer l’inventaire.
• Assurer le suivi avec les fournisseurs du bureau (photocopieur, téléphonie, entretien ménager).
• Classer et archiver les documents physiques et numériques selon les règles de conservation.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Profil recherché

• DEC en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• 2 ans ou plus d’expérience en réception, en service à la clientèle ou en soutien administratif; une expérience en immobilier résidentiel est un atout.
• Entregent, courtoisie et calme, y compris avec des interlocuteurs insatisfaits.
• Sens de l’organisation, rigueur et discrétion.
• Maîtrise de la suite Office; la connaissance d’un logiciel de gestion locative est un atout.
• Français et anglais, à l’oral et à l’écrit.

***Position Summary

Groupe Society is looking for an on-site Receptionist and Administrative Assistant at its head office in Montreal. Groupe Society owns and manages a portfolio of commercial and multi-residential properties.

This person is the face of the head office: the first point of contact for tenants and visitors, while also providing administrative support to management. They work closely with management and the property management teams across our projects.

Reception and Tenant Service

• Warmly welcome tenants and visitors to the head office.
• Respond professionally to tenant inquiries in person, by phone or by email.
• Direct requests to the right person within the teams and make sure they are followed up on.

Leasing and Rent

• Update available unit listings internally and on the project websites.
• Follow up on rent, including payment reminders.

Management Support

• Act as assistant to management: calendar management, correspondence and file keeping.
• Prepare conference rooms as needed.

Office Administration

• Ensure the smooth day-to-day operation of the head office.
• Keep the reception area clean and well organized.
• Order office supplies and manage inventory.
• Follow up with office suppliers (photocopier, telephony, cleaning services).
• File and archive physical and digital documents in accordance with retention rules.
• Perform any other related duties.

Qualifications

• DEC in office systems, administration or a related field, or equivalent experience.
• 2+ years of experience in reception, customer service or administrative support; residential real estate experience is an asset.
• Strong interpersonal skills, courtesy and composure, including with dissatisfied callers or visitors.
• Organized, detail-oriented and discreet.
• Proficiency with Microsoft Office; knowledge of property management software is an asset.
• French and English, spoken and written.