Spécialiste, administration des ventes et gestion des commandes

Location:

Quebec, Quebec, Canada

Job ID:

R0150883

Date Posted:

2026-11-12

Company Name:

HITACHI ENERGY CANADA INC.

Profession (Job Category):

Communications & Corporate Affairs

Job Schedule:

Full time

Remote:

No

Job Description:

L’opportunité

Hitachi Énergie est à la recherche d’une personne organisée et orientée vers le client pour gérer les commandes de nos clients dans un environnement B2B, de leur réception jusqu’à la livraison et la facturation. Dans ce rôle, vous agirez comme un partenaire clé entre plusieurs équipes internes afin d’assurer l’exactitude des commandes, le respect des échéanciers et une expérience client professionnelle.

Une part importante du rôle consiste à traiter, vérifier et assurer le suivi des commandes et de la documentation connexe dans nos systèmes, tout en coordonnant les communications avec les clients, la résolution des problèmes et les activités interfonctionnelles. Vous contribuerez au respect des engagements envers les clients, à la résolution efficace des écarts et au maintien de dossiers précis tout au long du cycle de commande.

Ce poste convient parfaitement à une personne qui apprécie les processus structurés, porte une attention particulière aux détails et est fière de livrer un travail de qualité, tout en étant capable de s’adapter rapidement aux priorités changeantes.

Comment vous aurez un impact

• Analyser les bons de commande des clients et vérifier l’exactitude et l’intégralité des informations.
• Créer, modifier et suivre les commandes clients dans SAP, de la saisie jusqu’à la livraison et la facturation.
• Identifier les informations manquantes ou les écarts et coordonner leur résolution dans les meilleurs délais.
• Collaborer étroitement avec les équipes des ventes, de la planification, de la production, de la chaîne d’approvisionnement, de l’expédition et des finances afin d’assurer l’avancement des dossiers.
• Communiquer de façon proactive avec les clients concernant le statut de leurs commandes, les changements, les échéanciers et les livraisons.
• Préparer et vérifier les documents d’expédition, les factures, les notes de crédit et les ajustements.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers clients et signaler rapidement les risques potentiels ou les erreurs.
• Participer à l’amélioration continue des processus et des outils de suivi.
• Veiller au respect des politiques, procédures, règlements et lignes directrices applicables, tant à l’interne qu’à l’externe.

Votre profil

• Vous détenez une autorisation de travail valide vous permettant de travailler pour Hitachi Énergie au Canada.
• Vous possédez un DEC, une AEC, un DEP ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Vous avez au moins 2 ans d’expérience pertinente en administration des ventes, en gestion de commandes B2B ou dans un domaine connexe.
• Vous avez de l’expérience à différentes étapes du cycle de commande, notamment la saisie dans un ERP, les confirmations de commande, le suivi, la livraison, la facturation et la résolution d’écarts.
• Vous maîtrisez Outlook, Teams, Excel ainsi que les systèmes ERP.
• Une connaissance de SAP constitue un atout important.
• Vous démontrez un grand sens de l’organisation, une excellente attention aux détails et une forte capacité à gérer les priorités.
• Vous êtes autonome, fiable et capable de mener plusieurs dossiers simultanément jusqu’à leur résolution.
• Vous possédez de solides aptitudes en communication et en collaboration.
• Vous maîtrisez le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Des échanges fréquents avec des clients, partenaires et collègues situés à l’extérieur du Québec nécessitent l’utilisation de l’anglais pour assurer une collaboration efficace et un service à la clientèle de qualité.

En savoir plus sur nous

Chez Hitachi Énergie, vous évoluerez dans un environnement dynamique où vous pourrez mettre à profit votre expertise tout en développant votre carrière.

• Contribuez à des technologies innovantes qui façonnent l’avenir de l’énergie.
• Travaillez aux côtés de professionnels expérimentés dans un environnement collaboratif.
• Accédez à des plateformes d’apprentissage et à des programmes de développement professionnel.
• Profitez d’avantages sociaux et de régimes de retraite concurrentiels.
• Bénéficiez de congés payés et de modalités de travail flexibles.

Seuls les candidats retenus seront contactés.

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The Opportunity

Hitachi Energy is seeking an organized and customer-focused professional to manage customer orders in a B2B environment from receipt through delivery and invoicing. In this role, you will serve as a key point of coordination across multiple internal teams to ensure order accuracy, timely execution, and a professional customer experience. A significant portion of the role is dedicated to processing, reviewing, and monitoring orders and related documentation within company systems, while also supporting customer communications, issue resolution, and cross-functional coordination. You will help ensure commitments are met, discrepancies are resolved efficiently, and customer records are maintained accurately throughout the order lifecycle. This position is well suited for someone who values structured processes, attention to detail, and delivering high-quality work while remaining responsive to changing priorities and unexpected situations.

How You'll Make an Impact

• Review customer purchase orders and verify the accuracy and completeness of information.
• Create, update, and monitor customer orders in SAP from entry through delivery and invoicing.
• Identify missing information or discrepancies and coordinate timely resolution.
• Work closely with sales, planning, production, supply chain, shipping, and finance teams to move orders forward.
• Communicate proactively with customers regarding order status, changes, timelines, and deliveries.
• Prepare and review shipping documents, invoices, credits, and adjustments.
• Maintain accurate follow-up on customer files and promptly identify potential risks or errors.
• Contribute to continuous improvement of processes and tracking tools.
• Responsible to ensure compliance with applicable external and internal regulations, procedures, and guidelines.

Your Background

• Candidate must already have work authorization that would permit them to work for Hitachi Energy in Canada.
• DEC, AEC, DEP, or an equivalent combination of education and experience.
• Minimum of 2 years of relevant experience in sales administration, B2B order management, or a related field.
• Experience supporting multiple stages of the order lifecycle, including ERP order entry, order confirmation, follow-up, delivery, invoicing, and discrepancy resolution; SAP knowledge is considered an asset.
• Proficiency with Outlook, Teams, Excel, and ERP systems, combined with solid organization, attention to detail, collaboration, and communication skills.
• Frequent communication with internal and external partners, customers, and stakeholders located outside Quebec. Knowledge of English, in addition to French, is required to fulfill the operational requirements of the role and ensure effective collaboration and client service.

More About Us

At Hitachi Energy, you will have opportunities to contribute your skills in a collaborative and supportive environment while continuing to grow your career.

• Opportunities to work on innovative technologies shaping the future of energy.
• A collaborative environment with experienced professionals.
• Access to learning platforms and career development programs.
• Competitive health and retirement benefits.
• Paid leave and flexible work arrangements.

Only selected candidate will be contacted.

Accessibility and reasonable accommodation

Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a general inquiry form on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process.

This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response.

Use of Al and automated tools in recruitment

As part of our recruitment process, Hitachi Energy uses digital and automated tools, including Al-supported solutions, to assist with activities such as application screening, job matching, and interview scheduling. These tools are designed to support our recruiters and do not replace human decision-making. Candidate data is processed in accordance with applicable data protection and employment laws as well as Hitachi's Global Data Privacy Notice.

Background Screening and Security Checks

As part of the hiring process, Hitachi Energy conducts pre-employment background checks that may include verification of employment history, education, criminal records, and other relevant information, in accordance with applicable laws.

For certain roles—particularly those involving access to sensitive information, financial responsibilities, client data, regulated environments, or security-sensitive functions—additional or more comprehensive background or security screenings may be required. These may include, but are not limited to, enhanced criminal history checks, credit history reviews (where legally permissible), sanctions screening, or other due diligence measures aligned with the responsibilities of the position.

The scope and depth of any background or security review will be determined based on the nature of the role and business necessity, and will always be conducted in compliance with applicable federal, state, and local laws. Candidates will be notified and, where required, asked to provide consent prior to the initiation of any such checks.