SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS – APPROVISIONNEMENTS STRATÉGIQUES

Mandat

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Sous l’autorité du chef de service de l’approvisionnement stratégique, le titulaire du poste analyse, conçoit et propose des stratégies d’approvisionnement visant à améliorer la performance financière, la conformité contractuelle et l’efficience des processus d’acquisition pour les secteurs de la Direction médicale et des services professionnels (DMSP), notamment le bloc opératoire, l’endoscopie et la dialyse.

Il assume un rôle conseil « pivot » auprès des gestionnaires, des équipes cliniques et des différents intervenants de ces secteurs. Il analyse les dépenses et les profils de consommation, identifie les opportunités d’optimisation et recommande des stratégies permettant de réduire les coûts d’acquisition, d’accroître l’utilisation des contrats existants et d’assurer le respect de l’encadrement contractuel en vigueur.

Il veille à la mise en place de pratiques durables permettant l’utilisation optimale des contrats en vigueur, la standardisation des produits lorsqu’appropriée et le développement d’une gouvernance efficace des fournitures stratégiques et des produits à forte valeur financière.
Dans le cadre de son mandat, il produit et analyse les indicateurs de performance relatifs aux économies réalisées, au niveau de conformité contractuelle et aux résultats des stratégies d’approvisionnement mises en oeuvre. Il formule des recommandations auprès de la direction et des partenaires concernés afin d’assurer l’amélioration continue des pratiques et l’atteinte des résultats attendus.

Il agit également à titre de négociateur auprès des fournisseurs et contribue, en collaboration avec les équipes cliniques et les autres parties prenantes, à l’optimisation et à la standardisation du portefeuille de produits.

Pour ce faire, il doit entre autres :

• Analyser les dépenses, les profils de consommation et les pratiques d’acquisition des secteurs sous sa responsabilité afin d’identifier et de prioriser les opportunités d’économies;

• Développer des stratégies d’approvisionnement innovantes et adaptées aux besoins des secteurs cliniques, notamment par la négociation des prix, l’optimisation du portefeuille de produits et la recherche de produits équivalents;

• Effectuer une revue systématique des achats hors contrat et mettre en oeuvre les actions nécessaires afin d’améliorer la conformité contractuelle;

• Favoriser l’intégration des acquisitions aux contrats du Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG) et aux autres ententes existantes lorsqu’applicable;

• Réaliser et coordonner les processus d’appels d’offres, d’avis d’intention ou autres mécanismes contractuels requis, conformément à l’encadrement légal et réglementaire en vigueur;

• Assurer la prise en charge des produits hors catalogue ou « produits orphelins » et favoriser leur transition vers des produits négociés ou sous contrat;

• Collaborer avec les équipes cliniques afin de réduire, lorsque pertinent, la multiplicité des produits équivalents et de favoriser l’harmonisation des pratiques en cohérence avec les contrats en vigueur;

• Soutenir l’évaluation des nouveaux produits et l’identification de solutions alternatives, notamment lors de ruptures d’approvisionnement, en collaboration avec les équipes cliniques, le génie biomédical (GBM) et les autres intervenants concernés;

• Assister et conseiller les requérants dans la définition et l’analyse de leurs besoins et assurer la traçabilité et la justification des choix d’approvisionnement;

• Développer des collaborations avec d’autres établissements ou partenaires afin d’identifier des possibilités de regroupement et de renforcer le pouvoir d’achat;

• Contribuer à la standardisation des processus et à l’amélioration continue des pratiques d’approvisionnement dans les secteurs sous sa responsabilité;

• Assurer un suivi des économies générées, de la conformité contractuelle et des résultats des différentes initiatives mises en place;

• Représenter le service des approvisionnements dans les différents comités de coordination relatifs à son secteur d’activité, transposer concrètement sur le terrain les actions identifiées et en assurer le suivi.

Habiletés:
• Excellentes habiletés de négociation;
• Excellente capacité d’analyse financière et de résolution de problèmes;
• Niveau de rigueur élevé;
•Capacité d’organisation et de priorisation, d’analyse et de synthèse;
•Grand sens éthique et de jugement;
•Sens des responsabilités, autonomie et esprit d’initiative;
•Capacité à exercer un rôle-conseil et à influencer positivement les différentes parties prenantes;
•Capacité à établir des relations interpersonnelles positives et à travailler en collaboration avec des équipes multidisciplinaires et médicales;
•Orientation vers la performance, les résultats et l’amélioration continue.

Exigences

• BAC en administration ou dans une autre discipline appropriée;
• Expérience minimale de trois (3) ans en approvisionnement stratégique, notamment en appels d’offres et en négociation;
• Expérience en analyse de dépenses, optimisation des coûts ou gestion stratégique d’un portefeuille de produits, un atout;
• Expérience dans le secteur de la santé ou dans l’acquisition de fournitures ou d’équipements médicaux spécialisés, un atout;
• Connaissance des lois, règlements et mécanismes applicables aux marchés publics;
• Bonne connaissance des processus d’appels d’offres et de gestion contractuelle;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office – niveau intermédiaire;
• Expérience avec un logiciel de gestion des ressources matérielles;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.