Spécialiste en procédés administratifs – Temps complet temporaire – Jour (Multisites)

Mandat

*** CONCOURS RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉES ACTIVES ET EMPLOYÉS ACTIFS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC. ***

Sous la direction du gestionnaire du stationnement et des terrains du CUSM, le titulaire dirigera la mise en œuvre et le traitement continu de divers dossiers administratifs et opérationnels au sein du département du stationnement et des terrains. Il recommandera, développera et mettra en œuvre des stratégies pour maximiser les processus afin d’améliorer le fonctionnement des services liés à l’exploitation du stationnement et des terrains, les initiatives administratives et opérationnelles au sein du stationnement et des terrains, et est responsable de la bonne exécution et réalisation de tous les dossiers et projets afin de s’assurer qu’ils répondent aux attentes des parties prenantes. Il participera entre autres à la création, révision et optimisation des processus, des procédures et des politiques des services administratifs et opérationnels.

25 % L’analyse de données et production de rapports
Surveille, analyse et consolide les états financiers et les données de stationnement, y compris la préparation des prévisions?; Analyse les activités de stationnement, prépare des rapports détaillés y compris le volume et les taux d’occupation?; et, fournit des recommandations pour optimiser les opérations
de stationnement

25 % La Planification et soutien à la performance
Prépare divers rapports analytiques et statistiques et développe des contrôles pour soutenir le suivi des résultats financiers et des opérations de stationnement?; Produit, maintient, surveille et évalue les indicateurs de performance et compile les données pour une évaluation continue pour tous les sites du CUSM?; Effectue des recherches, analyse des statistiques, prépare des études et des présentations pour la gestion des opérations quotidiennes ainsi que des rapports au niveau de la direction. Prépare, maintient et optimise les tableaux de bord du service du stationnement, notamment au moyen d’outils analytiques afin d’appuyer la prise de décision stratégique

20 % L’Administration
Examine et met à jour les politiques, procédures et règlements existants relatifs aux opérations du département et crée de nouvelles politiques, procédures et règlements si nécessaire?; Examine et envoie la correspondance. Rédige des lettres et des notes de service. Produit des arguments structurés sur divers enjeux opérationnels, recueille et analyse les informations nécessaires à la gestion des risques?; prépare des rapports et des plans d’action au besoin?; Coordonne et effectue le suivi de tous les rapports et plaintes?; Fait une analyse et présente des recommandations pour mettre à jour la page intranet des
services du stationnement et terrains et les outils de stationnement.

15 % Le Soutien et support au service à la clientèle
Fournit un soutien opérationnel au gestionnaire du stationnement?et aux bureaux de service à la clientèle ; participe à l’exercice budgétaire (opérationnel et statistique) et au plan d’action stratégique?; examine, prépare la correspondance et les mémoires de service?; Prépare la documentation et communication 2
auprès des plaignants sous instruction du gestionnaire. Assure le suivi de la gestion matérielle du service (achats, contrôle des inventaires, demande de soumissions, renouvellement des équipements, etc.)

10 % Le Développement
Identifie les moyens d’optimiser les processus et les plans d’affaires?; participe à l’élaboration et au respect des stratégies commerciales ou financières?; identifie les synergies entre les unités fonctionnelles et les avantages commerciaux potentiels.

5 % Autres tâches administratives
Participe aux réunions ou aux séminaires selon les besoins du projet et du département, et rend compte des progrès de toutes les activités assignées lors des réunions de projet?; Collabore et supporte le gestionnaire du stationnement dans son rôle et dans l’exécution des fonctions administratives du service,
dans les diverses analyses et extractions de données au besoin?; Accomplit toutes autres tâches connexes reliées à l’exercice de ses fonctions et des activités à la demande du gestionnaire.

* La notion de pourcentage peut changer selon les besoins du département.

Exigences

Connaissances académiques :
– Doit détenir un baccalauréat en sciences de l’administration ou en sciences humaines et sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Connaissances pratiques :
– Deux (2) années d’expérience récente et pertinente dans un service administratif

Autres connaissances :
– Excellente maîtrise du français et anglais, parlé, et écrit
– Excellente communication orale et écrite en français Doit s’exprimer de façon claire et concise tant dans ses communications orales (réunions et discussions quotidiennes) que dans ses communications écrites
– Excellente connaissance des applications bureautiques de Microsoft Office telles que Word, Excel, Access et PowerPoint, Outlook et Teams
– Connaissance de Power BI ou d’autres outils de visualisation dynamique de données (un atout important) et des outils gestion de données
– Expertise dans Excel avec la compétence pour l’analyse de tableur détaillée et l’utilisation de formules complexes
– Excellente connaissance et compétence en technologies de l’information
– Excellente compétence organisationnelle et analytique, capacité à synthétiser clairement des documents complexes et de résolution de problèmes
– Capacité reconnue pour le travail d’équipe, l’approche clientèle et les relations interpersonnelles
– Habileté à intervenir dans des situations difficiles ou délicates
– Leadership, approche conseil, esprit de synthèse, innovation et efficacité
– Grande capacité dans la gestion des priorités