Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Commerce de détail et facturation / Retail Admin & Invoicing Coordinator

Titre du poste : Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Commerce de détail et facturation
Relève de : Directeur principal de la stratégie

Résumé du poste :
PGW est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) expérimenté(e) en facturation pour assurer la pleine prise en charge du processus de facturation et de paiement de bout en bout au sein de la division du commerce de détail. Ce poste en présentiel requiert une grande attention aux détails, une capacité de résolution de problèmes en toute autonomie et l’aptitude à gérer des flux de facturation à volume élevé. Le rôle soutien également d’autres tâches opérationnelles du service Commerce de détail au besoin. Bilinguisme anglais/français requis.

Le ou la coordonnateur(trice) en facturation de détail est responsable d’assurer une facturation et un traitement des paiements exacts, ponctuels et conformes pour les opérations de détail. Ce poste agit comme point de responsabilité clé au sein du service et collabore étroitement avec les équipes internes et les partenaires externes afin de résoudre les enjeux et maintenir l’efficacité opérationnelle.

Principales responsabilités et tâches :
• Assumer la gestion complète du cycle de facturation et de paiement pour les opérations de commerce de détail
• Examiner, valider, traiter et rapprocher les factures afin d’en assurer l’exactitude et l’exhaustivité
• Suivre l’état des factures, identifier les problèmes et effectuer des suivis proactifs pour assurer le paiement dans les délais
• Enquêter et résoudre les écarts de facturation par une coordination directe avec les équipes internes et les partenaires externes
• Maintenir des dossiers et une documentation de facturation exacts, complets et prêts pour audit
• Assurer le respect des contrôles internes, des politiques et des délais de traitement
• Maintenir l’intégrité des données dans l’ensemble des systèmes et des outils de production de rapports
• Utiliser Microsoft Office 365 (Excel, Outlook, Word, SharePoint) pour le suivi, la production de rapports et les communications
• Soutenir, au besoin, des tâches opérationnelles et administratives additionnelles au sein du service Commerce de détail
• Communiquer clairement et professionnellement en anglais et en français, à l’écrit comme à l’oral

Les responsabilités énoncées ci‑dessus ne sont pas exhaustives; des tâches supplémentaires pourront être confiées afin de répondre aux besoins de l’organisation.

Qualifications et compétences :
• Expérience avérée dans la gestion de la facturation et des paiements de sous-traitants et/ou de techniciens
• Solide expérience en coordination de facturation, saisie de données ou administration opérationnelle
• Capacité à gérer de façon autonome des flux de travail à volume élevé et axés sur les détails
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office 365, notamment Excel et Outlook
• Excellentes compétences organisationnelles, de suivi et de résolution de problèmes
• Très grande attention aux détails et capacité à respecter systématiquement les échéanciers
• Capacité d’adaptation aux priorités changeantes et soutien aux besoins opérationnels du Commerce de détail
• Bilinguisme anglais et français (obligatoire)

Environnement de travail et exigences physiques :
Poste en présentiel
Horaire à temps plein de 36 à 40 heures par semaine

Avantages sociaux et rémunération : Salaire (le cas échéant) ;
Comprend une rémunération concurrentielle
Assurances médicale, dentaire et vision
Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) avec cotisation de l’employeur
Congés payés

Job Title: Retail Admin & Invoicing Coordinator

Reports To: Senior Director of Strategy

Job Summary:

PGW is seeking an experienced Retail Invoicing Coordinator to take full ownership of the end-to-end invoicing and payment process within the Retail division. This in office role requires strong attention to detail, independent problem solving, and the ability to manage high volume invoicing workflows. The position also supports additional Retail operational tasks as needed. Bilingual English/French required.

The Retail Invoicing Coordinator is accountable for ensuring accurate, timely, and compliant invoicing and payment processing for Retail operations. This role serves as a key point of ownership within the department and works closely with internal teams and external partners to resolve issues and maintain operational efficiency.

Key Responsibilities & Duties:

• Own and manage the complete invoicing and payment lifecycle for Retail operations
• Review, validate, process, and reconcile invoices to ensure accuracy and completeness
• Track invoice status, identify issues, and proactively follow up to ensure timely payment
• Investigate and resolve invoicing discrepancies through direct coordination with internal teams and external partners
• Maintain accurate, complete, and audit ready invoicing records and documentation
• Ensure adherence to internal controls, policies, and processing timelines
• Maintain data integrity across systems and reporting tools
• Use Microsoft Office 365 (Excel, Outlook, Word, SharePoint) for tracking, reporting, and communication
• Support additional operational and administrative tasks within the Retail department as required
• Communicate clearly and professionally in English and French, both written and verbal

Responsibilities outlined above are not intended to be all‑inclusive; additional duties may be assigned to meet organizational needs

Qualifications & Skills:

• Proven experience managing subcontractor and/or technician invoicing and payment processes
• Strong background in invoicing coordination, data entry, or operational administration
• Ability to independently manage high volume, detail driven workflows
• Advanced proficiency in Microsoft Office 365, particularly Excel and Outlook
• Strong organizational, follow up, and problem-solving skills
• Excellent attention to detail and ability to consistently meet deadlines
• Ability to adapt to changing priorities and support Retail operational needs
• Bilingual in English and French (required)

Work Environment & Physical Requirements :

In office position

Full-time schedule of 36–40 hours per week

Benefits & Compensation:
· Includes competitive compensation
· Medical, dental, and vision insurance
· Matching Registered Retirement Savings Plan (RRSP)
· Paid time off